Thăm dò ý kiến
Bạn thường tìm hiểu thông tin về BHXH ở đâu?


Mã xác nhận
8293

FE_View_Detail

Công tác lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH - Sự tâm huyết trong lao động
08/04/2016 | 22:28
Trong cuộc sống của chúng ta, “không có việc nào là nhỏ nhoi hay thấp kém, mà chỉ có người không tìm thấy ý nghĩa trong công việc của mình mà thôi”. Để đảm bảo phục vụ tốt nhất cho công tác của ngành Bảo hiểm xã hội (BHXH), ngoài sự đóng góp của đội ngũ viên chức các phòng nghiệp vụ, sự phối kết hợp của BHXH quận, huyện, thị xã thì sự góp sức của những viên chức làm công tác lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH thật không hề nhỏ.
Hồ sơ thu BHXH (Hà Tây cũ) đang trong quá trình rà soát, sắp xếp

Hồ sơ thu BHXH (Hà Tây cũ) đang trong quá trình rà soát, sắp xếp

Những ngày đầu tháng tư, đất trời đang dần chuyển mình sang khí tiết giao mùa xuân – hạ, không khí oi – nồm cộng với cái ướt át của những cơn mưa phùn, đôi lúc lại có chút se lạnh rồi thi thoảng lại có những tia nắng bất chợt, tựa như tính cách hờn dỗi của thiếu nữ mười tám đôi mươi. Chúng tôi – những cán bộ tuyên truyền của BHXH Hà Nội bất chấp cái đỏng đảnh của thời tiết, mang theo bên mình chiếc máy ảnh quen thuộc với mong muốn thực hiện một trong số những tin bài về thực hiện học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh sau 5 năm thực hiện Chỉ thị số 03-CT/TW của Bộ Chính trị và Kế hoạch số 20-KH/TU ngày 25/8/2011 của Thành uỷ Hà Nội về “Tiếp tục đẩy mạnh việc học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh”. Địa điểm chúng tôi muốn đến là Kho lưu trữ thuộc Phòng Quản lý hồ sơ, BHXH Thành phố - một nơi chất chứa những công việc thầm lặng - nơi mà ngay cả viên chức BHXH Thành phố, không phải ai cũng một lần đặt chân tới nếu như không có nhiệm vụ phối hợp hoặc liên quan đến công tác khai thác hồ sơ. 

Nằm tại Quận Hà Đông cách trung tâm thành phố 12 km về hướng Tây Nam, ít ai có thể thấy được bên trong tòa chung cư hiện đại lại được dành một diện tích không nhỏ (1.500m2) cho việc lưu trữ hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội của toàn thành phố.

Tiếp chúng tôi là Phó Bí thư Chi bộ, Phó Trưởng phòng Quản lý hồ sơ Đỗ Thị Kim Dung với một nụ cười tươi tắn và nồng hậu. Khi biết chúng tôi muốn viết một tin bài về công tác tại kho lưu trữ và ngỏ ý muốn chị chia sẻ rõ hơn về vai trò lãnh đạo của chị trong công tác quản lý, điều hành tại đây, ánh mắt chị thoáng vẻ ngạc nhiên pha chút khiêm tốn: Công tác lưu trữ hồ sơ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mỗi cơ quan, đơn vị. BHXH Thành phố chúng ta là một trong những đơn vị có số lượng đối tượng và hồ sơ hưởng chế độ BHXH lớn nhất cả nước, hiện nay tổng số giá đang lưu trữ tại kho là 370/420 giá, tương đương với 2000/2509,6 m giá lưu hồ sơ. Đặc biệt, số lượng hồ sơ (hs) đưa vào lưu trữ năm sau thường cao hơn năm trước: năm 2012: 37.182 hs; năm 2013: 38.824 hs; năm 2014: 39.782 hs; năm 2015 số hồ sơ lưu trữ và rà soát: 55.242 hs. Người làm công tác lưu trữ cũng cần sự tỉ mỉ trong việc phân loại, sắp xếp, tra cứu, rút, sao lục nhằm phục vụ cho nhiều nghiệp vụ khai thác của các phòng chuyên môn, BHXH quận, huyện, thị xã. Từ cuối năm 2014, được sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo BHXH Thành phố, cơ sở vật chất, trang thiết bị, diện tích Kho lưu trữ được tăng cường và mở rộng. Đến nay, công tác lưu trữ hồ sơ đã đi vào nề nếp, đảm bảo tính an toàn, chính xác và mang lại hiệu quả khai thác, sử dụng. Để có được những kết quả nhất định như ngày hôm nay không thể không kể đến vai trò lãnh đạo của cấp ủy chi bộ, lãnh đạo phòng và đặc biệt là tinh thần trách nhiệm, tâm huyết với nghề của tập thể đảng viên, viên chức trực tiếp làm tại Kho lưu trữ.


Phó Bí thư Chi bộ, Phó Trưởng phòng Quản lý hồ sơ Đỗ Thị Kim Dung

Trao đổi thêm với nữ Phó Bí thư chi bộ, tôi được biết hàng tháng, qua các cuộc sinh hoạt Chi bộ, lãnh đạo chi bộ luôn phổ biến đầy đủ những nội dung cơ bản của các Kết luận, Chỉ thị, Nghị quyết của cấp uỷ Đảng cấp trên để hướng tới sự thống nhất về ý chí và hành động trong lãnh đạo, chỉ đạo đối với đảng viên, nhằm đề ra những biện pháp, giải pháp thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ thiết thực, hiệu quả cho chi bộ và tập thể phòng. Cấp uỷ chi bộ tích cực, chủ động trong việc tuyên truyền cho cán bộ, đảng viên, viên chức về tiếp tục đẩy mạnh học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh gắn với việc thực hiện nhiệm vụ cụ thể tại Kho lưu trữ. 
Nhấp chén nước còn đang ấm trên tay, ánh mắt chị hướng về phía những cán bộ đang mải mê với công việc, giọng chị như trùng xuống: “Nhiều người nghĩ nghề lưu trữ rất nhàn hạ, nhưng thật sự đây là công việc vất vả, đòi hỏi phải thật chịu khó, cần mẫn, tỉ mỉ. Nhiều cán bộ ở đây cũng đã gắn bó lâu rồi nên thấy yêu quý nghề nhiều hơn, đó là tình yêu dành cho từng trang hồ sơ, bởi nó chứa đựng tính chân thực, gốc rễ của muôn hình vạn trạng đời sống, quyền lợi an sinh của nhiều người lao động. Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ và số lượng hồ sơ tồn, hồ sơ duyệt mới hàng tháng, chúng tôi phân công, giao nhiệm vụ cho từng cá nhân chịu trách nhiệm tiếp nhận, theo dõi, bảo quản đối với từng loại hồ sơ, mọi công việc đều làm theo phương pháp thủ công từ việc viết, dán nhãn, đánh số, phân loại cho đến lưu trữ, bảo quản,... nên anh chị em rất vất vả. Chẳng có nghề làm văn phòng nào mà người viên chức nhiều lúc vừa làm việc vừa bịt khẩu trang cả. Bởi tất cả hồ sơ in trên chất liệu giấy, sau một thời gian nếu bảo quản không tốt sẽ có nấm mốc, bụi bặm”.

Hồ sơ hưởng BHXH được sắp xếp theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Nói rồi chị dẫn chúng tôi đi xem khối lượng hồ sơ và chứng kiến những công việc hằng ngày của từng viên chức. Quả thật những lời nói của chị cũng chưa thể minh họa cho đủ so với những gì chúng tôi đang thấy. Những người đồng nghiệp của chúng tôi đang lao động miệt mài như những con ong chăm chỉ bên những hồ sơ đã nhuốm mầu thời gian, họ lặng lẽ mỗi người một góc, một khu, tầng sắp xếp, chỉnh lý, rút, găm phiếu điều chỉnh, phân loại mã số hiệu điện tử sao cho hồ sơ đưa lên giá, tầng lưu trữ phải đúng loại, đúng đối tượng phục vụ cho công tác quản lý, tra cứu, sao lục, theo dõi di biến động tăng giảm đối tượng hưởng BHXH chính xác giúp cho việc sử dụng, khai thác hồ sơ khoa học, đạt hiệu quả yêu cầu nhiệm vụ chung của ngành. 


Theo quy định của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, mức hưởng chế độ phụ cấp độc hại dành cho cán bộ làm công tác lưu trữ hiện nay là 0.2 tháng lương cơ sở/tháng, đây cũng là một nguồn động viên kịp thời cho cán bộ lưu trữ của ngành. Tuy nhiên, số lượng hồ sơ hưởng BHXH hiện nay ngày càng nhiều, trong khi đó nguồn nhân lực phân bổ cho công tác lưu trữ tương đối mỏng, trình độ nghiệp vụ về lưu trữ còn hạn chế, phần mềm quản lý chi trả hiện nay mới chỉ đang áp dụng đối với loại hồ sơ có đối tượng hưởng BHXH hàng tháng còn đối với loại hồ sơ thuộc đối tượng hưởng trợ cấp BHXH một lần, tờ khai cấp sổ BHXH, hồ sơ thu BHXH,… đang lưu theo phương pháp thủ công và theo dõi bằng danh sách bàn giao. Đây cũng là một trong những vướng mắc khiến cho công tác phân loại, bảo quản, lưu trữ hồ sơ còn gặp không ít khó khăn, chị Dung tâm sự. 

Tuy nhiên, để tự khắc phục một phần nào những khó khăn, vướng mắc, lãnh đạo chi bộ, lãnh đạo phòng luôn có những chỉ đạo quan tâm kịp thời, đặc biệt là nắm bắt được những tâm tư, nguyện vọng, động viên, khuyến khích đảng viên, viên chức tích cực tham gia các phong trào thi đua, hoạt động đoàn thể, đề cao tinh thần trách nhiệm và nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác lưu trữ trong phối hợp giải quyết công việc của cơ quan; thực hiện tăng cường công tác bồi dưỡng cử cán bộ chuyên trách tham dự các lớp tập huấn do Trường Đào tạo nghiệp vụ của BHXH Việt Nam tổ chức hàng năm; đề nghị lãnh đạo cấp trên khen thưởng kịp thời đối với những cá nhân có thành tích suất sắc và hoàn thành tốt nhiệm vụ. 

Một trong những yêu cầu nhiệm vụ mà lãnh đạo chi bộ, lãnh đạo phòng đặt ra đối với đảng viên, viên chức trực tiếp làm tại kho lưu trữ là cần tích cực tự học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; rèn luyện đạo đức nghề nghiệp để có trách nhiệm cao trong thực hiện nhiệm vụ, có tinh thần phục vụ tốt, tâm huyết với nghề. Lãnh đạo chi bộ và chính quyền cũng mong muốn nhận được nhiều sự quan tâm, chỉ đạo từ phía các cấp lãnh đạo BHXH Việt Nam, BHXH Thành phố về công tác lưu trữ, đặc biệt là làm sao đưa ứng dụng công nghệ thông tin nhiều hơn nữa vào phần mềm quản lý, khai thác và lưu trữ hồ sơ, bổ sung thêm nguồn nhân lực đã được đào tạo về nghiệp vụ lưu trữ từ đó góp phần tạo bước chuyển biến, đưa công tác lưu trữ thực sự đi vào nề nếp, thực hiện đúng quy định của pháp luật về công tác lưu trữ; góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước trong giai đoạn hiện nay.
Qua những tâm tư, nguyện vọng của Phó Bí thư chi bộ, chúng tôi hiểu được phần nào về những cố gắng, nỗ lực của tập thể đảng viên, viên chức và tinh thần trách nhiệm của lãnh đạo chi bộ, tập thể lãnh đạo phòng Quản lý hồ sơ trong thời gian vừa qua. Đứng dưới những giá, tầng hồ sơ sâm sấp cùng với những khối lượng công việc tưởng như ngút ngàn, tôi hiểu được trong dáng vẻ của người nữ quản lý ấy có cả những tất bật, trăn trở nhưng vẫn chất chứa đầy niềm tin cho những kế hoạch, dự định công việc trong tương lai./.


- Đỗ Hòa, Mai Khanh

in Quay trở lại
Thăm dò ý kiến
Mức độ hài lòng của ông/bà về thái độ phục vụ của công chức, viên chức tại cơ quan BHXH




Mã xác nhận
2208
Thăm dò ý kiến
Mức độ hài lòng của ông/bà về kết quả giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực BHXH, BHYT, BHTN.




Mã xác nhận
1237