Thăm dò ý kiến
Bạn thường tìm hiểu thông tin về BHXH ở đâu?


Mã xác nhận
7308

FE_View_Detail

Công tác lưu trữ và triển khai lưu trữ hồ sơ điện tử có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của ngành BHXH
16/10/2018 | 14:11

Đó là khẳng định của đồng chí Đào Việt Ánh – Phó Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam tại Hội nghị trực tuyến về công tác lưu trữ năm 2018 và triển khai phần mềm lưu trữ hồ sơ điện tử phiên bản 1.0 tới 63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương vào sáng ngày 16/10/2018.

Đ/c Đặng Đình Thuận – Phó Giám đốc BHXH thành phố Hà Nội phát biểu tại Hội nghị (Ảnh: TV)

Đ/c Đặng Đình Thuận – Phó Giám đốc BHXH thành phố Hà Nội phát biểu tại Hội nghị (Ảnh: TV)

Dự Hội nghị tại điểm cầu BHXH thành phố Hà Nội có đồng chí Đặng Đình Thuận – Phó Giám đốc; đại diện lãnh đạo các phòng Nghiệp vụ Quản lý hồ sơ, Công nghệ thông tin, Tiếp nhận và Trả kết quả Thủ tục hành chính, Văn phòng và toàn bộ viên chức 2 phòng Quản lý hồ sơ và Công nghệ thông tin.
Theo báo cáo của BHXH Việt Nam, tính đến hết tháng 9/2018, tổng số hồ sơ hưởng BHXH đang lưu trữ trên toàn quốc là 4.636.753, tương đương 2.864 mét giá hồ sơ. Trong đó, có 4.338.019 hồ sơ hưởng BHXH đến tháng 5/2017 đã thực hiện số hóa, lưu trữ hồ sơ điện tử và dữ liệu điện tử tại Trung tâm dữ liệu của Ngành; còn lại 298.734 hố sở hưởng BHXH từ tháng 6/2017 đến tháng 9/2018 đã được lưu trữ hồ sơ điện tử và đang lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ, chuẩn bị thực hiện việc chuyển lên lưu trữ tại Trung tâm dữ liệu của Ngành.
Hiện nay, số hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng lưu trữ hồ sơ điện tử và dữ liệu điện tử mới được chia sẻ đến BHXH thành phố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Ban Thực hiện Chính sách BHXH và BHXH các tỉnh Đồng Nai, Nghệ An, Hưng Yên, Vĩnh Long, Bình Dương. Vì vậy, ngay sau hội nghị, BHXH Việt Nam sẽ chia sẻ đến BHXH 63 tỉnh, thành phố trực thuộc để khai thác.
Hội nghị được nghe ý kiến tham luận của BHXH thành phố Hà Nội về những kết quả đạt được trong công tác lưu trữ 9 tháng đầu năm 2018, cũng như nêu ra một số tồn tại, khó khăn và đề xuất giải pháp để thực hiện tốt công tác lưu trữ trong thời gian tới.
Đặc thù thành phố Hà Nội sau nhiều lần chia tách, hợp nhất địa giới hành chính; trụ sở chật hẹp nên kho hồ sơ của BHXH Thành phố không nằm cùng trụ sở làm việc mà phải thuê mượn địa điểm khác để làm kho lưu trữ và đã nhiều lần thay đổi địa điểm làm việc nên công tác lưu trữ hồ sơ gặp không ít những khó khăn. Theo đó, tính đến hết tháng 9/2018, tổng số hồ sơ BHXH thành phố Hà Nội quản lý, lưu trữ là 3.442.311 hồ sơ, tương đương 2.898,2 mét giá hồ sơ. Đây là khối lượng hồ sơ rất lớn bao gồm cả hồ sơ hưởng BHXH, hồ sơ thu BHXH và hồ sơ cấp sổ, điều chỉnh sổ BHXH.
Bên cạnh đó, năm 2018, phòng Quản lý Hồ sơ BHXH Thành phố đã thực hiện việc đánh giá, kiểm kê hồ sơ lưu trữ tại kho và triển khai, giám sát việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu BHXH đối với hồ sơ thu BHXH, hồ sơ cấp sổ và điều chỉnh sổ BHXH, hồ sơ kế hoạch tài chính, hồ sơ hành chính để phân loại, xác định giá trị hồ sơ, lập cơ sở dữ liệu quản lý để phục vụ công tác tra cứu và khai thác hồ sơ kịp thời, nhanh chóng, hiệu quả. Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu chỉnh lý đang sử dụng file Excel nên về lâu dài không đảm bảo.
Mặt khác, khối lượng hồ sơ lưu trữ của Ngành ngày càng lớn, nhiều loại nghiệp vụ mới phát sinh như: hồ sơ hưởng ốm đau, thai sản, dưỡng sức; hồ sơ rà soát in lại sổ theo Công văn 4027;… nhưng số lượng viên chức được biên chế trong công tác lưu trữ còn hạn chế, phải làm việc tại 2 địa điểm khác nhau, nên ngay khi có Quyết định số 1030/QĐ-BHXH ngày 24/8/2018 của BHXH Việt Nam về việc áp dụng phần mềm Lưu trữ Hồ sơ điện tử phiên bản 1.0 từ tháng 8/2018 đã giúp cho BHXH Thành phố quản lý, tìm kiếm toàn bộ hồ sơ được số hóa trên giao diện, việc thao tác cũng trở nên nhanh chóng, dễ dàng hơn, đồng thời tiết kiệm thời gian, chi phí so với sử dụng phương pháp khai thác hồ sơ lưu trữ truyền thống. Việc lưu trữ song song kho hồ sơ giấy và kho hồ sơ điện tử cũng đảm bảo tính chặt chẽ và an toàn dữ liệu. Phần mềm 1.0 cũng cho phép báo cáo thống kế số lượng chủng loại hồ sơ lưu trữ trên giao diện phần mềm nhanh chóng, dễ dàng, góp phần cải cách thủ tục hành chính có hiệu quả.
Vì vậy, để công tác lưu trữ, quản lý hồ sơ BHXH đạt hiệu quả cao, phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng của các tổ chức, cá nhân được tốt hơn, BHXH thành phố Hà Nội cũng đưa ra một số đề xuất, kiến nghị với BHXH Việt Nam trong việc đẩy mạnh công nghệ thông tin trong việc lưu trữ hồ sơ tại BHXH các tỉnh, thành phố bằng việc xây dựng phần mềm lưu trữ riêng để dùng lưu trữ tất cả các loại hồ sơ theo quy định; đầu tư, trang bị các phương tiện cần thiết, hiện đại cho công tác lưu trữ với máy tính có cấu hình cao, các trang thiết bị để bảo quản tài liệu và kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ; phòng chống cháy nổ, mưa bão ẩm mốc tài liệu,…; có văn bản hướng dẫn lưu trữ từng loại hồ sơ, tài liệu hành chính nghiệp vụ để việc lưu trữ thống nhất trong toàn ngành; tích cực bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ về công tác lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng phần mềm quản lý chung toàn Ngành và cho phép ứng dụng đến BHXH cấp huyện; tiếp tục thực hiện tài liệu lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ khoa học, hiện đại để công tác lưu trữ hồ sơ của BHXH ngày càng khoa học, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, phục vụ tốt nhu cầu sử dụng của các tổ chức, đơn vị, cá nhân ngày càng tăng nhanh như hiện nay.
Hội nghị cũng dành thời gian hướng dẫn quy trình số hóa lưu trữ hồ sơ điện tử và triển khai phần mềm lưu trữ hồ sơ điện tử phiên bản 1.0 đến BHXH 63 tỉnh, thành phố trên toàn quốc.
Có thể thấy rằng, hiện nay, BHXH Việt Nam đang rất quan tâm, chú trọng chuyển đổi phương thức lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH của toàn Ngành từ truyền thống sang lưu trữ hồ sơ điện tử số hóa. Do đó, việc triển khai phần mềm lưu trữ hồ sơ điện tử đối với ngành BHXH trong thời đại cách mạng công nghệ 4.0 là vô cùng cần thiết để tạo sự thống nhất và tin học hóa quy trình khai thác hồ sơ lưu trữ; nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin; thời gian khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử chỉ cần tính bằng phút, giảm bớt chi phí của quá trình khai thác hồ sơ; đảm bảo tính chặt chẽ và toàn vẹn dữ liệu trong quá trình khai thác. Đồng thời, giao diện phần mềm lưu trữ được sử dụng nền tảng web nên thân thiện, dễ sử dụng, dễ triển khai, tiết kiệm chi phí, cơ sở vật chất, cũng như dễ dàng bảo trì và nâng cấp hệ thống.
Thời gian tới, BHXH Việt Nam sẽ tiếp tục tổ chức triển khai lưu trữ hồ sơ điện tử đối với hồ sơ hưởng BHXH; bảo đảm hạ tầng kỹ thuật và hệ thống để tạo lập, chuyển giao, thu thập, phân phối, sử dụng, bảo quản, lưu trữ và loại hủy (khi hết giá trị) tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động nghiệp vụ, phấn đấu đến năm 2025 thực hiện 100% số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên./.

- Mai Khanh

in Quay trở lại